Tiered Approach

In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby:

Tier 0: UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026.
Tier 1: Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments
Tier 2: UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers
Tier 3 or no tier indicated: All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates

Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply.

Contexte

Ancré dans le programme pays du PNUD (2021-2025), et s'appuyant sur les leçons de son portefeuille ODD16+ (2018-2023), ainsi que sur une analyse des vulnérabilités, de la dynamique des parties prenantes et des capacités, le PNUD, en collaboration avec ses partenaires nationaux, a développé un nouveau portefeuille, intitulé, "La gouvernance en tant que levier du développement socio-économique en Tunisie". Il engagera les institutions, la société civile et le secteur privé à tirer parti d'une gouvernance redevable et efficace pour accélérer le développement socio-économique par le biais d'une approche intégrée basée sur les zones qui place les personnes au centre des solutions locales. L'intervention du portefeuille part du principe qu'une société juste, sans corruption, et où les personnes vulnérables sont incluses dans la recherche de solutions à travers des partenariats entre les institutions publiques, la société civile et le secteur privé, pourrait accélérer les progrès vers la Vision 2035 de la Tunisie et son Plan National de Développement 2023-2025.

Afin de soutenir les efforts du gouvernement pour mettre en œuvre des réformes prévues et à maîtriser les défis susmentionnés, le portefeuille proposé vise à contribuer au développement durable en Tunisie, et cela à travers un appui aux résultats escomptés suivants :

Effet 1 : La transparence et la redevabilité sont effectivement renforcées afin de prévenir la corruption aux niveaux local et national et de promouvoir la prestation équitable de services de qualité à la population.
Effet 2 : Les droits des personnes vulnérables au développement local et à une vie décente sont garantis grâce à un accès inclusif aux services et aux opportunités économiques.
Effet 3 : Les personnes ont accès à leurs droits et renforcent leur confiance dans des services de sécurité et de justice plus réactifs, centrés sur les personnes et respectueux des droits humains.
Effet 4 : Données produites et analysées pour assurer une gestion adaptative, une programmation de qualité et un renforcement des résultats du programme.

Dans ce cadre, le PNUD recrute un.e Associé.e Administratif.ve pour appuyer le portefeuille.

Devoirs et responsabilités

Le/la Associé.e Administratif.ve effectuera de façon spécifique sa mission tout en appliquant les procédures du PNUD en ce qui concerne les normes, les délais et la qualité technique des analyses et rapports de suivi.

A ce titre l’Associé.e Administratif.ve sera chargé.e des principales fonctions suivantes :

1. Soutenir la mise en œuvre des activités du portefeuille de manière opportune, efficace et conformément au plan de travail annuel

Planifier et organiser la mise en œuvre des activités du portefeuille, en particulier au celles relatives au titre de l’effet 4, conformément au plan de travail (plan de travail annuel) et au budget.
Fournir un soutien administrativement et logistiquement général aux équipes du portefeuillepour mettre en œuvre la conduite des activités
Suivre la performance et les échéances contractuelles des entrepreneurs (consultants et entreprises) et apporter les ajustements nécessaires si besoin
Organiser et coordonner les réunions et des visites de sites.
Organiser les événements du portefeuille (réunions, comités directeurs, ateliers, boucles d’apprentissage, réunions de planification régionale, événements de visibilité et séminaires)
Soutenir l’équipe du portefeuille pour mettre en œuvre et suivre des activités sur le terrain en collaboration site avec les parties prenantes locales
Préparer les contributions à l’élaboration des rapports et compiler les rapports documents de portefeuille relatifs à l’effet 4 conformément au document-cadre (y compris les rapports financiers si nécessaire)
Rédiger la correspondance, les notes, des mémoires et d’autres types de documents, si besoin.
Coordonner avec les partenaires la mise en œuvre du portefeuille, assurant un flux d’informations efficace
Appuyer la mise en œuvre des plans de communication spécifiques du portefeuille en élaborant du matériel et des contributions pour le site Web et en organisant des événements.
Classez et archivez toute la correspondance pertinente et tous les documents relatifs au portefeuille, tels que les dossiers d’appel d’offres, propositions, rapports techniques, rapports d’évaluation, etc.
Préparer les contrats et les termes de référence
Préparer les inputs au module de gestion de projet Quantum.

2. Appuyer administrativement le projet en temps opportun et efficacement conformément au plan de projet et aux procédures du PNUD

Appuyer le choix des experts et des consultants et participer au processus de recrutement si nécessaire.
Appuyer l’élaboration les entrées des termes de référence, aux les spécifications techniques, aux appels d’offres / appels à proposition, aux et devis quantitatifs.
Soutenir l’évaluation des soumissions et des offres, compiler et préparer la documentation (rapport d’ouverture des soumissionnaires, rapports d’évaluation et de sélection).
Soutenir la bonne gestion financière du portefeuille (y compris le reporting sur les données financières) en étroite coopération et collaboration avec le service financier du programme et/ou le personnel du PNUD travaillant sur les questions financières / administratives.
Soutenir la préparation et la conduite des procédures liées aux achats en étroite coopération et collaboration avec le personnel du PNUD responsable des achats.
Préparer les demandes de paiement direct (RDP) et les soumettre pour signature.
Réaliser les tâches financières nécessaires sur la plateforme Quantum (utilisateur général).
Elaborer les documents nécessaires pour le projet.
Effectuer toutes tâches supplémentaires nécessaires pour assurer la bonne exécution de la mission, selon les besoins.

3.Appuyer la planification du projet et l’élaboration du plan de travail annuel

Contribuer à l’élaboration des plans de travail annuels, à la planification et au séquençage des activités ainsi qu’aux plans de mise en œuvre détaillés
Appuyer l’élaboration des budgets.
Soutenir la révision périodique des plans de travail annuels et des plans d’achat en coopération avec le responsable des achats
Accomplir des tâches supplémentaires, au besoin.

4.Soutenir la gestion financière

Préparer des demandes d’avance de fonds et/ou de paiements directs ;
Suivre les dépenses budgétaires et tenir un registre approprié des budgets de portefeuille approuvés et de leurs révisions ;
Préparer des propositions de révision budgétaire ;
Établir, élaborer et soumettre des rapports sur l’état des dépenses et du budget du -programme ;
Répondre aux questions du Gouvernement et du PNUD concernant les aspects financiers du portefeuille, assurer la liaison avec les vérificateurs contrôleurs nommés par le PNUD et les auditeurs externes lorsque cela est nécessaire ;
Elaborer de manière régulière et selon les échéances, des rapports et des rapports spécifiques afin de préparer le budget et l’audit ;
Conseiller et appuyer les consultants internationaux et nationaux sur les indemnités, des demandes de remboursement de frais de voyage et d’autres questions financières ainsi que procéder au calcul des paiements dus pour les réclamations et les services ;
Effectuer d’autres tâches financières.

5.) Faciliter le développement et le partage des connaissances au sein du bureau national.

Appuyer dans l’organisation des formations en matière d'administration à l'intention du personnel chargé des opérations et des projets.
Apporter des contributions pertinentes aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.

Le titulaire du poste accomplit d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Dispositions institutionnelles

Sous la supervision du/de le/la spécialiste en coordination et planification et en étroite collaboration avec le/la Programme Finance, la/le expert.e en M&E, le/la M&E Officer, la/le spécialiste en coordination et planification, l’expert.e en apprentissage, l’analyste de données et d’information, les équipes techniques de mise en œuvre, et en liaison avec le bureau du PNUD. Selon l’approche intégrée du portefeuille, le/la Associé.e Administratif.ve travaillera d’une manière transversale, en collaboration avec toutes les équipes responsables de la mise en œuvre des Effets.

Compétences

Principales
Obtenir des résultats :	NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis
Penser de manière innovante :	NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/risques connus, résolveur de problèmes pragmatique, apporte des améliorations
Apprenez continuellement:	NIVEAU 1 : Ouvert d’esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande du feedback
S’adapter avec agilité :	NIVEAU 1 : S’adapte au changement, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, fait preuve de souplesse
Agissez avec détermination :	NIVEAU 1: Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l’adversité, confiant
S’engager et s’associer :	NIVEAU 1 : Faire preuve de compassion et de compréhension envers les autres, établir des relations positives
Favoriser la diversité et l’inclusion :	NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination

Compétences transversales et techniques
Domaine thématique	Nom	Définition
Administration et Operations	Aptitude à planifier et à organiser	Le/la titulaire définit clairement des buts, hiérarchise les activités et tâches prioritaires et prévoit suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien. Il/elle tient compte des risques et des imprévus dans la planification et suit de prèsl’exécution des plans. Capacité a gérer des événements, y compris l’indentification des sites d’événements, de logement, les aspects logistiques etc.
Business Management	Aptitude à la Communication	Le/la titulaire du poste s’exprime avec clarté et efficacité, à l’oral comme à l’écrit, en français et en arabe. Il/elle a l’esprit de synthèse et de bonnes capacités de recherche. Il/elle est à l’écoute des autres, s’efforce de bien les comprendre et sait réagir de façon appropriée. Il/elle n’hésite pas à demander des éclaircissements et se mont ouverte au dialogue.
Buisness Management	Gestion d’opérations	Capacité à planifier, organiser et superviser efficacement les processus opérationnels du protefeuille afin de convertir ses actifs en résultats optimaux de la manière la plus efficace. Connaissance des concepts et mécanismes pertinents.
Business Management	Satisfaction de la clientèle/Gestion des clients	Capacité à réagir de manière opportune et appropriée avec un sens de l'urgence, à fournir des solutions cohérentes et à fournir des résultats et/ou des solutions de qualité dans les délais impartis afin de répondre aux besoins réels des clients et de les comprendre. Contribuer à l'élaboration de la stratégie de service à la clientèle. Rechercher des moyens d'apporter une valeur ajoutée au-delà des demandes immédiates des clients. Être capable d'anticiper les besoins et les préoccupations à venir des clients.

Qualifications minimales

Exigences minimales en matière d’éducation	Le diplôme de fin d’études secondaires est requis OU, Un diplôme universitaire (Licence) en administration des affaires, en administration publique ou dans un domaine équivalent sera dument pris en consideration mais pas un requis
Minimum d’années d’expérience professionnelle pertinente	Au minimum 7 ans (avec un diplôme de fin d'études secondaires) ou 4 ans (avec une licence) d'expérience professionnelle pertinente dans l'administration ,les services d'appui aux programmes ou autres domaines équivalent est requis
Compétences requises	Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs, de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de progiciels de données et de systèmes de gestion basés sur le web tels que les ERP est requise
Aptitudes et Experiences souhaitées	L’expérience préalable dans le Systèmede Nations Uniesest considérée commeun avantage. Expériences professionnelles pertinentes dans la mise en œuvre, la coordination et la gestiondes projets, y compris de l’expérience dans lagestion administrative et financière est souhaitable Connaissance de basedes outils informatiques pour la gestionde projets.
Langue(s) requise(s)	La maitrise de l’arabe et du français est requise La connaissance de l’anglais seraitun atout.
Certificats professionels	Avoir un certificat en IPSASou Procurement est un atout.

Travel:

Être disposé à se rendre régulièrement sur les sites des projets du PNUD et de ses partenaires.

Equal opportunity

As an equal opportunity employer, UNDP values diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate and, as such, we encourage qualified applicants from all backgrounds to apply for roles in the organization. Our employment decisions are based on merit and suitability for the role, without discrimination.

UNDP is also committed to creating an inclusive workplace where all personnel are empowered to contribute to our mission, are valued, can thrive, and benefit from career opportunities that are open to all.

Sexual harassment, exploitation, and abuse of authority

UNDP does not tolerate harassment, sexual harassment, exploitation, discrimination and abuse of authority. All selected candidates, therefore, undergo relevant checks and are expected to adhere to the respective standards and principles.

Right to select multiple candidates

UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Use of AI by candidates

Applicants are invited to read UNDP’s guidance for candidates on using AI responsibly in UNDP recruitment and selection

Scam alert

UNDP does not charge a fee at any stage of its recruitment process. For further information, please see www.undp.org/scam-alert.

Associé Administratif [Open to internal and external applicants]